En la presentación de información es fundamental contar con una estructura adecuada en la base de clientes y terceros para presentar información exógena. Esto garantiza la precisión de los datos y evita errores que puedan derivar en multas por incumplimiento. En este blog, aprenderemos cómo mantener actualizada la información de los terceros mediante el uso de un software, para así obtener fácilmente el XML necesario para presentar en la DIAN.
1. Utilizar un software para recopilar y mantener actualizada la base de clientes y terceros para presentar información exógena
Es fundamental contar con un software de gestión empresarial que permita recopilar en tiempo real toda la información de transacciones comerciales con clientes y terceros. Esto garantiza que los datos estén siempre actualizados en el libro contable y evitar posibles discrepancias.
2. Unificar la información de todas las áreas de la empresa
El software que contrates debe ser capaz de unificar la información proveniente de todas las áreas de la empresa, como el inventario, la nómina, las compras, las ventas y más. De esta manera, se evitan errores y omisiones en los libros contables, ya que se cuenta con una visión integral de los datos relacionados con los terceros y facilitara generar los medios magnéticos.
3. Facilidad para crear nuevos terceros
Es importante contar con una funcionalidad en el software que permita crear nuevos clientes y terceros de manera sencilla y precisa. Una solución eficiente es subir el RUT de los clientes o terceros en PDF y que el sistema se encargue de llenar los espacios de forma automática, lo que garantiza una carga automática de la información en el sistema, minimizando posibles errores que se cometen al hacerlo de forma manual uno a uno.
4. Generación del formato XML compatible con la DIAN
El software debe contar con la capacidad de generar automáticamente el formato XML con todos los datos necesarios para la presentación exógena. Es fundamental que este formato sea compatible con el prevalidador de la DIAN, asegurando así una correcta validación de la información.
5. Validación de la información en el prevalidador de la DIAN
Una vez generado el XML, es necesario cargarlo en el prevalidador de la DIAN para realizar una validación exhaustiva de los datos. Esto asegura que la información cumpla con todos los requisitos establecidos por la entidad y evita posibles inconvenientes al momento de presentarla.
6. Carga del XML en la DIAN
Una vez validado el XML y confirmado que toda la información está perfecta, se procede a cargar la información en la pagina web de la DIAN.
Presentar correctamente la información exógena en Colombia requiere de una estructura sólida en la base de clientes y terceros. Utilizar un software especializado para recopilar y mantener actualizada la información, así como generar el formato XML compatible con la DIAN, garantiza una presentación precisa y sin errores.
¡Recuerda que con Millenium Enterprise podrás llevar a cabo las mejores prácticas para que presentar tu información exógena sea tarea sencilla!
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