Política de Tratamiento de la Información
Desde el 31 de mayo de 2025
El presente programa regula el tratamiento de la información personal recolectada y administrada por cualquiera de las áreas de INTELLIGENT BUSINESS SAS. Su elaboración responde al cumplimiento de las obligaciones previstas en concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la empresa garantiza que el tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, establecidos en la legislación colombiana." El programa documenta y recoge los cambios organizacionales que se han adoptado para plasmar los procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los datos personales.
ARTÍCULO 1. MARCO LEGAL
Este programa se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data) y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas e interpretarse en forma sistemática con ellas.
ARTÍCULO 2. APLICACIÓN
El presente programa se aplicará única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea y/o que sean recogidos por Intelligent Business S.A.S.
ARTÍCULO 3. PERMANENCIA
Las políticas y procedimientos consignados en este programa aplican a las bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro conforme o recopile Intelligent Business S.A.S., quien conservará indefinidamente los registros de todos los participantes con el fin de mantener contacto con los mismos.
ARTÍCULO 4. OBJETO
El objeto de la creación del presente programa es el de dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a la adopción de un programa interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información. Las disposiciones del programa, aplican en lo pertinente a cualquier labor de recolección de información personal desarrollada por Intelligent Business S.A.S., independientemente del fin que persiga dicha recopilación.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES
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Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
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Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
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Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
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Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
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Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
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Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
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Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
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Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
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Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
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Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
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Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS
Los principios que a continuación se mencionan regulan el tratamiento de la información desarrollada por Intelligent Business S.A.S., puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:
a. Colaboración con la autoridad: Intelligent Business S.A.S., cooperará con las autoridades competentes en materia protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.
b. Finalidad: El uso, almacenamiento y tratamiento deben tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.
c. Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos participantes.
d. Transparencia: En todo momento Intelligent Business S.A.S., pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentran consignados en las Bases de Datos, en cualquier momento y sin restricciones.
e. Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la corrección, actualización o supresión de la información.
f. Privacidad: Los datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto al derecho a la privacidad. Intelligent Business S.A.S., no venderá ni compartirá la información por fuera de los límites y condiciones previstas en este reglamento.
g. Seguridad: Intelligent Business S.A.S. desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos incluyendo cortafuegos (Firewalls), seguros biométricos y secure socket layers (SSL), contratos de confidencialidad y en general cualquier mecanismo idóneo para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información.
h. Confidencialidad: Intelligent Business S.A.S., garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán objeto de control y supervisión, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprende dicho tratamiento.
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN
En concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la empresa garantiza que el tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, establecidos en la legislación colombiana."el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de Intelligent Business S.A.S., debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
ARTÍCULO 8. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
Intelligent Business S.A.S., pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular de la información recopilada por Intelligent Business S.A.S., tendrá los siguientes derechos:
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Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
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Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales.
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Previa solicitud a Intelligent Business S.A.S., conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
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Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la empresa garantiza que el tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, establecidos en la legislación colombiana, una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la 1581 de 2012.
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Revocar la autorización otorgada a Intelligent Business S.A.S., para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares.
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Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de Intelligent Business S.A.S.
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Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de Intelligent Business S.A.S.
ARTÍCULO 10. DEBERES DE INTELLIGENT BUSINESS S.A.S.
En su condición de responsable de la información Intelligent Business S.A.S., es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. Intelligent Business S.A.S. solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que habla sobre la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17. Por tanto Intelligent Business S.A.S., se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan.
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Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
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Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta, uso o acceso no permitido o fraudulento.
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Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
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Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto:
“Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información. -
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de Intelligent Business S.A.S. deban tener dicho acceso, teniendo en cuenta que todos los trabajadores y/o contratistas de la empresa Intelligent Business S.A.S., que tengan acceso a dicha información debe tener suscrito un acuerdo de confidencialidad y no competencia bajo el cual se responsabiliza del manejo de la misma, con previa revisión de los permisos autorizados dentro de la empresa tanto a nivel de cargo como a nivel del sistema.
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Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
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Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
“Estas acciones sólo procederán cuando no exista un deber legal o contractual que imponga la obligación de conservar la información.”
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN
Los titulares podrán presentar sus solicitudes de consulta, corrección, actualización, supresión o revocatoria mediante los siguientes canales:
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Correo electrónico: administrativo@ibla.co
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Dirección física: Calle 35 #70 - 91 Villa magna - Ciudad 2000 de la ciudad de Cali
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Celular: 3232908916
El área encargada de la atención será Departamento Administrativo.
Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de 15 días hábiles. En caso de requerir más tiempo, se informará al titular antes del vencimiento del término inicial.
ARTÍCULO 11. OBJETIVO
Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca su información personal que reposa en las bases de datos de Intelligent Business S.A.S., para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento que a continuación se describe en dos frentes tales como el de reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y como segundo frente el de atención a solicitud de corrección, autorización o supresión de datos.
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Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por medio escrito, verbal o presencial en nuestra sede de atención ubicada en la Calle 35 #70 - 91 Villa magna - Ciudad 2000 de la ciudad de Cali, podrá realizar la consulta a través de nuestro correo electrónico rmurillo@ibla.co y/ o administrativo@ibla.co.
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Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, objeto de la queja y pretensiones.
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Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 15 días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.
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Las solicitudes de corrección actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia por el departamento administrativo posterior a tener conocimiento de la misma por los distintos medios idóneos válidos para tal fin (llamada al Celular, Correo Electrónico, Presencial), quién resolverá de manera inmediata y responderá al titular, exceptuando solicitudes escritas, las cuales se resolverán inmediatamente y posteriormente se enviará carta que contenga la respuesta a la solicitud por el medio que el titular solicite en un tiempo que no supere los 5 días hábiles.
VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
Esta política se actualiza, para revisión por parte de la Gerencia, en la fecha de la firma y se actualizará en un periodo de tiempo de 2 años o en el momento en el cual la Gerencia evidencie la necesidad de cambio de la misma y los cambios importantes de la misma se comunicarán por medio de la página web o por correo si fuese necesario a los titulares.
Para constancia de lo anterior se firma en Cali, a los 31 días del mes de Mayo de 2025.